Hoe krijg je overzicht in de financiën als ZZP-er?

Geld, we zijn er allemaal afhankelijk van. Als ondernemer merk je al snel dat geld een andere rol speelt in de zakelijke wereld. Je krijgt te maken met investeringen, zowel eenmalige als terugkerende. Vaste lasten beïnvloeden opeens zowel je privésituatie als je zakelijke situatie. Belastingen en fiscale voordelen krijgen andere dimensies. Je moet zelf bepalen wat je per uur of product gaat vragen en een plan maken om te zorgen voor een continue cashflow. Om zelf de begroting van jouw bedrijf moet je zorgen voor een degelijk financieel plan. Hoe krijg je dit overzichtelijk?

– Maak een plan waarbij je niet uitgaat van maximaal rendement. De eerste stap is accepteren dat je een (tijdelijk) offer zal moeten doen in je financiën. Zeker als je gewend bent om te werken voor een baas.

Niet iedere nieuwe onderneming maakt direct winst. Sterker nog, starters hebben gemiddeld drie volledige jaren nodig om te kunnen bepalen of hun bedrijf op de markt kan blijven staan. Dit vraagt dus een lange adem. Heb je de mogelijkheid om naast je eigen onderneming ook een parttime baan aan te houden – of te vinden – dan is dit zeker aan te raden. Zo kan je een krappere financiële periode makkelijker overbruggen. Heb je weinig vaste lasten en een partner met een vast contract, dan kan in goed overleg ook op deze manier ondersteuning gevonden worden.

Geld verdienen kost geld

Helaas kan je met alleen een prachtig idee of geweldige visie niet een bedrijf realiseren. Om een goede boterham te kunnen verdienen met een eigen zaak zal je moeten investeren. De gemiddelde starter in Nederland in 2014 had hier € 25.000,- voor nodig. Dat lijkt heel veel, maar zoiets is natuurlijk per sector verschillend. Wil je een restaurant starten dan heb je al snel veel meer nodig. Word je bijvoorbeeld coach, dan is een paar duizend euro al genoeg. Maak van tevoren een overzicht waarop alle eenmalige én terugkerende kosten op staan. Denk hierbij aan alle mogelijke investeringen die je wellicht moet doen. Sommige kosten, zoals verzekeringen, hoef je niet altijd meteen bij de start van je bedrijf te maken. Als je alles wilt verzekeren, kost dit vaak voor een starter veel te veel. Ga in gesprek met een verzekeringsadviseur over welke risico’s je absoluut moet verzekeren en wat je eventueel in een later stadium nog kan doen.

Wat hierbij handig kan zijn, is een lijst te maken van doelstellingen die je wilt bereiken en hier vervolgens een invulling aan de geven. Denk hierbij aan bijvoorbeeld:

  • Ik wil het merk herkenbaar maken (Een sterk logo en mooie huisstijl laten ontwerpen)
  • Ik wil mijn werk goed kunnen doen (Wat heb je hiervoor nodig? Een bedrijfsauto, gereedschap of materialen? Een goed ingericht en compleet kantoor of een bedrijfspand? Vergeet ook zeker de boekhouder niet en denk ook na over welke verzekeringen je voor jouw werk absoluut nodig hebt)
  • Ik wil mijn merk zichtbaar maken (Waar komt je logo allemaal op terug? Visitekaartjes, briefpapier, op je gevel of ramen, vlaggen, bedrukte pennen, een auto, bedrijfskleding… Wat voor oplage heb je hiervoor nodig?)
  • Ik wil goed bereikbaar zijn (Waar wil je allemaal bereikbaar en zichtbaar zijn? Is dit alleen fysiek of ook online? Heb je een zakelijke telefoon nodig, een internetverbinding? Ga jij bij klanten langs en zo ja hoe?)
  • Ik wil mijn diensten kan promoten (Hoe ga je dit doen? Wil je flyeren, adverteren, social media inzetten? Wil je een echte campagne voeren of gewoon af en toe zelf iets plaatsen?)

Met dit lijstje kan je zelf grip krijgen op welke kostenposten je allemaal hebt, om vervolgens op zoek te gaan naar een professional die een offerte kan maken die bij jouw budget past. Zo voorkom je dure verrassingen vooraf en kan je in je begroting al deze kosten meenemen.

Ken je eigen grenzen

Denk hierbij ook goed na over wat je zelf kan en waar je tijd voor hebt. Het liefst zou iedere ondernemer alles zelf doen, al is het maar om geld te besparen. Toch is het wijzer om soms ook te kiezen voor uitbesteden. Denk aan je boekhouding. Natuurlijk kan je dat zelf doen. De vraag is dan echter; Weet je wel genoeg van alle regels en ben je dan ook in staat om onder andere alle fiscale voordelen te behalen? Bedenk daarnaast dat ieder uur dat je zelf besteedt aan de boekhouding, ook een uur is waar je geen inkomsten over krijgt. De afweging ligt dan tussen de kosten voor een boekhouder en de tijd (en dus het geld) die het jou kost om dit zelf te doen.

Tel alles bij elkaar

Als je eenmaal weet met welke kosten je te maken, wordt het een stuk makkelijker om te bepalen welke omzet hier tegenover moet staan voor een winst die de moeite waard is. Wees hierbij wel realistisch. Als je een investering moet doen in een bedrijfsauto, zal deze een langere tijd dan het eerste jaar nodig hebben om zichzelf terug te verdienen (zodat je deze investering als afgeschreven kan beschouwen).

Kijk daarom per investering naar de termijn waarbinnen deze zichzelf realistisch kan terugbetalen. Ga je veel rijden met je auto en kan je deze kosten verhalen op klanten? Gebruik dan een gemiddelde verwachting per aantal kilometers per opdracht en het aantal verwachte opdrachten per jaar, om te kijken hoe lang je nodig hebt om de investering terug te verdienen. Voor de ene investering zal dit gaan om slechts enkele maanden of opdrachten, waar andere investeringen jaren zullen duren. Door hier van te voren per (grote) investering naar te kijken, weet je al snel of de risico’s die je moet nemen het ook waard zijn.

Nu heb je de kosten teruggebracht naar dat wat je minimaal per jaar moet terugverdienen. Dit zijn de vaste lasten (per maand/kwartaal/jaar) en de kosten per geleverde dienst/service/product. Hier komt natuurlijk nog je gewenste inkomen bij (wat wil je jezelf kunnen uitbetalen) en niet te vergeten de buffer die je apart moet houden voor inkomstenbelasting, btw en een tegenvaller. Hier kan een boekhouder je meer over vertellen. Het is dan ook slim om al heel vroeg een boekhouder te betrekken bij je startersplannen om zo ook deze kosten/voordelen (en die van de boekhouder zelf) inzichtelijk te krijgen.

Voordelen voor starters

Als je begint als starter zijn er financiële voordelen vanuit de overheid waar je in de eerste drie jaar gebruik van kan maken. Zo heeft de belastingdienst speciale startersregelingen voor kleine ondernemers die nog niet heel veel verdienen en krijg je tot drie keer toe een flinke besparing op de omzetbelasting. Dit voordeel kan je behalen als je zorgt dat je minimaal 1227 uur zakelijk kan verantwoorden in een jaar. Daarnaast zijn er bedrijven, waaronder boekhouders en reclamebureaus (zoals Vriesstijl), die speciale pakketten of kortingen bieden voor startende ondernemers.

Geen glazen bol voor het bepalen van de prijs

Om te bepalen wat je moet gaan vragen per uur of product, hoef je echt geen waarzegger te zijn. Je weet nu al welke kosten je moet terug betalen en wat je totaal op jaarbasis moet verdienen om jezelf ook te kunnen uitbetalen. Als voorbeeld een rekensommetje. Laten we zeggen dat je in per jaar €45.000 moet om zetten om jouw doelstellingen te behalen.

Kijk nu eerst realistisch naar het percentage uren dat te verrekenen is aan klanten van en gemiddelde werkweek. Hoeveel tijd ben je kwijt aan acquisitie, promotie, klantcontact, reistijd, administratie en andere posten die niet door te rekenen zijn? In ons voorbeeld blijkt dat je nog 60% van je uren overhoudt en je bent van plan om 40 uur in de week te werken. Dan hou je dus 24 uur per week over die naar de klant berekend kunnen worden.

Dat betekent dat je deze 24 uur moet vermenigvuldigen met het aantal weken dat je per jaar zal werken. Hou hierbij ook meteen rekening met de prognoses die je hebt voor de hoeveelheid opdrachtgevers. Ga er dus niet vanuit dat je vanaf dag 1 direct vol met opdrachten zit, behalve als je dit al echt zeker weet. Stel dat je uiteindelijk 40 weken van het jaar 24 uur per week kan werken dan moet je met 960 factuur uren alles verdienen. Als we dit delen door je gewenste bruto inkomen dan is dit: €46.87 per uur wat je minimaal moet vragen. Realistisch gezien zal je echter een veel lager percentage overhouden van het aantal uren dat je per week kan berekenen aan klanten. Zeker in de eerste periode is een gemiddelde van 35% volgens de KvK heel normaal.

Als we dit bij dezelfde berekening zouden toepassen dan kom je ineens op 14 uur per week die je aan je klant kan doorberekenen en zou je voor dezelfde winst €80,35 per uur moeten vragen.

Bekijk wat concurrentie doet

Uit recent onderzoek blijkt dat slechts 1 op de 10 ondernemers bij het bepalen van hun uurprijs, rekening houdt met het eigen winstmodel. In een markt vol concurrentie speelt de gemiddelde prijs ook een grote rol, waarbij dit voor veel starters toch een leidraad vormt. Door ook deze gegevens in je verwachtingen te verwerken kan je kijken of jouw plannen nog steeds financieel haalbaar zijn.